Для правильного понимания процедуры подготовки и документального оформления внешнеэкономических сделок в предпринимательской деятельности прежде всего необходимо разобраться в используемых при их совершении терминах (понятиях).

В Гражданском кодексе Республики Казахстан (далее — ГК РК) содержатся два понятия: сделка и договор. Сделками статья 147 ГК РК признает действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Договором же статья 378 ГК РК признает соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей и устанавливает, что к договору применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Говоря иными словами, фактически совершенной сделкой можно признать лишь практическое исполнение сторонами договора своих договорных обязательств (действия), а не подписание договора (соглашение совершить эти действия в определенное время или при определенных условиях). Кроме того, сделки могут быть односторонними и двух- или многосторонними, а договоры лишь двух- или многосторонними.

Все внешнеэкономические сделки (экспортные и реэкспортные, импортные и реимпортные деловые операции) должны заключаться только в письменной форме. В большинстве случаев несоблюдение письменной формы сделки не влечет ее недействительности, но лишает стороны права в случае спора подтверждать ее совершение, содержание или исполнение свидетельскими показаниями (допускается подтверждение лишь письменными документами). Однако в случаях, прямо указанных в законодательных актах или в соглашении сторон, а также при совершении всех внешнеэкономических сделок несоблюдение простой письменной формы влечет недействительность сделки. Статья 153 ГК РК закрепляет это требование и конкретизирует последствия несоблюдения письменной формы сделки следующим образом: «1. Несоблюдение простой письменной формы сделки не влечет ее недействительности, но лишает стороны права в случае спора подтверждать ее совершение, содержание или исполнение свидетельскими показаниями. Стороны, однако, вправе подтверждать совершение, содержание или исполнение сделки письменными или иными, кроме свидетельских показаний, доказательствами. 2. В случаях, прямо указанных в законодательных актах или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность. 3. Несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономической сделки влечет недействительность сделки».

Сделка, совершенная в письменной форме (договор, контракт), должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота. При совершении сделки допускается использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников. Двусторонние сделки могут совершаться путем обмена документами, каждый из которых подписывается стороной, от которой он исходит.

Следует знать и о том, что согласно п. 3 статьи 152 ГК РК к совершению сделки в письменной форме приравнивается, если иное не установлено законодательством или соглашением сторон, обмен письмами, телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами, факсами, электронными документами или иными документами, определяющими субъектов и содержание их волеизъявление.

В этом случае каждая из сторон для подтверждения заключения сделки в письменной форме должна иметь все документы, которыми обменялись стороны: подлинники всех полученных документов и копии всех отправленных документов.

Законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Например, постановлением Правительства РК от 28 ноября 2003 г. № 1194 (в редакции от 8 августа 2006 г.) утверждены формы 18 типовых договор на предоставляемые услуги (товары, работы), относящиеся к сфере естественной монополии. Закон РК от 07 июля 2006 г. «О долевом участии в жилищном строительстве» содержит перечень дополнительных требований к форме и обязательным условиям договоров этого вида. В п. 3 статьи 32 Закона РК от 09 ноября 2004 г. «О техническом регулировании» указано, что «в договорах, заключенных на поставку импортируемой продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия и предназначенной для торговли, должно предусматриваться сопровождение продукции информацией на государственном и русском языках, включающей наименование продукции, страны и предприятия — изготовителя (исполнителя), срок хранения (годности, эксплуатации), условия хранения, способ применения (если наличие указанной информации регламентируется нормативным правовым актом в области технического регулирования).

Заключение любой внешнеэкономической сделки требует очень тщательной подготовки, которая включает в себя две первоочередные задачи: подбор делового партнера и проведение с ним переговоров или деловой переписки.

В практике предпринимательской внешнеэкономической деятельности используются три основных способа выбора деловых партнеров:
1) использование рекомендаций коллег по бизнесу;
2) выполнение акта (решения) государственного органа или международного соглашения;
3) изучение рынка сбыта (реализации) производимых товаров или рынка производителей товаров, которые необходимо приобрести.

Каждый из перечисленных способов имеет свои особенности, но применение любого из них предполагает обязательное изучение потенциального партнера и установление с ним делового контакта.

Источниками информации о деловых партнерах являются профессиональные, коммерческие и экономические журналы, сборники и газеты, а также различные выставки.

Существуют и специальные консалтинговые фирмы, которые могут за определенную плату представить коммерческую информацию о конкретном производителе той или иной продукции и его финансовом состоянии.

Собранная информация о потенциальных деловых партнерах должна быть проанализирована и обсуждена с финансовой и юридической службами компании. Цель такого комплексного анализа заключается в проверке соответствия сделки требованиям законодательства стран обоих партнеров и составлении прогноза финансовых последствий сделки.

После того, как потенциальный деловой партнер определен, наступает стадия установления с ним делового контакта для достижения соглашения о заключении договора. Наиболее общепринятым считается следующий порядок установления взаимодействия участников внешнеэкономической сделки по инициативе экспортера:
Потенциальному партнеру направляется инициативное коммерческое предложение о заключении конкретной внешнеэкономической сделки (договора купли-продажи, договора поставки и т.п.). Такое предложение, если в нем указаны существенные условия договора или порядок их определения, в соответствии со статьей 395 ГК РК является офертой, а пославшее его лицо называется оферентом. Оферта может быть оформлена в виде делового письма, комплекта документов или в форме проекта конкретного договора, подписанного оферентом и содержащего все основные условия сделки. В ряде случаев оферта может быть сделана устно при личных встречах или по телефону с последующим подтверждением в письменной форме одним из вышеперечисленных способов.

Составление оферты требует особого внимания. Оферент должен заинтересовать потенциального делового партнера, показать выгоды своего предложения. Обычно в оферте указываются все коммерческие условия сделки: наименование товара, количественные и качественные характеристики, базисные условия поставки и цена, срок поставки, условия платежа, порядок сдачи-приемки товара, характер тары и упаковки, гарантии и санкции.

Оферта может быть твердой (посланной только одному возможному покупателю) и свободной (посланной одновременно нескольким возможным покупателям). Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями оферты, то он посылает продавцу встречное предложение с перечнем своих условий и срока для ответа, которое называется контрофертой.

Обычаи делового оборота предусматривают, что если продавец имеет в стране экспорта монопольного посредника (генерального дистрибьютора), то первое предложение должно делаться обязательно ему и лишь в случае его отказа продавец может сделать предложения другим покупателям на тех же условиях.

Реклама и иные предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, рассматриваются, как приглашение делать оферты, если иное прямо не указано в предложении. Содержащееся все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается публичной офертой. Чаще всего публичная оферта делается такими лицами или организациями, которые по роду своей деятельности обязаны делать предложения как можно более широкому кругу лиц.

Полученная оферта должна быть акцептована. Согласно статье 396 ГК РК акцептом признается ответ акцептанта — лица, которому адресована оферта, о ее принятии. Акцептом признается только такой ответ, в котором акцептант выражает полное и безоговорочное согласие с офертой (например, подписывает присланный ему проект договора без оговорок и изменений). Отказ от предлагаемых условий договора, их изменение, дополнение или предложение своих условий, а также неопределенность согласия акцептом не являются, договора не порождают, а выступают или как отказ от заключения договора, или как выдвижение новой оферты. Не является акцептом и молчание акцептанта, если иное не вытекает из законодательного акта, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон.

Формой акцепта может выступать совершение конклюдентных действий — отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ и т.п., из которых должно явно вытекать безоговорочное одобрение оферты.

3. После получения акцепта оферентом договор считается заключенным, и прекратить его можно только по общим правилам расторжения договора.

4. Если акцепт не получен, начинается процедура уточнения и согласования отдельных условий договора путем переписки, телефонных переговоров или личной встречи представителей сторон.

Другая ситуация складывается, когда происходит поиск партнера, у которого предполагается закупить какой-либо товар. В этих случаях инициатор рассылает нескольким потенциальным поставщикам товара предложения — запросы. В запросе указываются точные характеристики нужного товара, его качество, количество, пожелания относительно валюты, цены и базиса поставки. Цель запроса — получить от экспортеров конкурентные предложения, из которых выбирается наиболее подходящее.

Постоянным партнерам могут направляться не запросы, а конкретные заказы. Во многих случаях в заказе указываются лишь индивидуальные условия предлагаемой сделки, а во всем остальном стороны предполагают руководствоваться обычными условиями договоров поставки, ранее заключенных между ними, либо условиями ранее выданного заказа.

Для обострения конкуренции между поставщиками и создания предпосылок для получения наиболее выгодных коммерческих условий закупок импортеры нередко принимают меры к тому, чтобы довести до поставщика информацию о предстоящих заказах путем публикации в деловой прессе либо направления запросов в виде типовых бланков с впечаткой адреса потенциального делового партнера.

Очень важное — значение в процедуре заключения внешнеэкономических сделок имеют переговоры и личные встречи с иностранными партнерами. В зависимости от цели и предмета беседы все переговоры условно можно разделить на:
— переговоры — знакомство или представительские переговоры, участники которых не преследуют цели заключения конкретного договора. Их целью является знакомство с потенциальным партнером, изучение его производственных и финансовых возможностей, обсуждение перспектив возможного сотрудничества. Обычно такие переговоры проводятся на выставках, ярмарках и симпозиумах.
— переговоры по техническим вопросам, в ходе которых происходит согласование номенклатуры и комплектности предназначенного для поставки оборудования, условия его монтажа и наладки и т.п. В результате технических переговоров стороны оформляют технические условия договора, которые будут являться приложением к его коммерческой части.
— переговоры по коммерческим вопросам, на которых обсуждаются основные условия внешнеэкономической сделки и порядок подписания договора.

Для того чтобы такие переговоры прошли успешно, до их начала целесообразно и даже необходимо:
1. Подготовить документальное обоснование цены предполагаемой сделки и порядка денежных расчетов.
2. Составить проект внешнеэкономического договора и согласовать его с заинтересованными службами вашей компании.
3. Изучить имеющуюся переписку с деловым партнером, с которым будут вестись переговоры.
4. Ознакомиться с собранным досье на фирму — партнера и информацией о ее представителях, прибывающих на переговоры.
5. Продумать план (стратегию и тактику), время и место ведения переговоров, состав участников.
Практика внешнеэкономической деятельности свидетельствует, что иностранные партнеры предлагают для заключения сделок свои проекты договоров. Как правило, это многостраничные договоры, в которых детально расписаны все условия их исполнения с приоритетным отражением интересов разработчиков. Такие договоры не нужно спешить подписывать, ибо там кроются многие «мины замедленного действия». И обнаружить эти «мины» можно лишь путем тщательной юридической экспертизы, которую рекомендуется проводить по каждой внешнеэкономической сделке.

Подписывать внешнеэкономические договоры (контракты) юридических лиц могут только определенные их уставами должностные лица (президенты, председатели правлений, директора, председатели и т.п.) либо лица, имеющие соответствующим образом оформленные доверенности либо определенные приказом первого руководителя предприятия. В противном случае такой договор по иску собственника имущества юридического лица может быть в судебном порядке признан недействительным со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.

Необходимо учитывать и требование статьи 15 Закона РК «О языках в Республике Казахстан», которая гласит следующее: «…Сделки с иностранными физическими и юридическими лицами, совершаемые в письменной форме, излагаются на государственном и на приемлемом для сторон языке. Участники регионального финансового центра города Алматы вправе заключать сделки на государственном и (или) русском, и (или) английском языках».

Учитывая все вышеизложенное, в каждой компании, которая совершает внешнеэкономические сделки (является участником внешнеэкономической деятельности), необходимо определить специальным внутренним документом (Положением, Приказом) четкий и жесткий порядок:
1) подготовки проектов договоров сотрудниками самой компании;
2) правовой и финансовой (экономической) экспертизы проектов договоров, поступающих от деловых партнеров;
3) тщательного изучения и визирования всех проектов договоров руководителями заинтересованных структурных подразделений (служб) и отдельными специалистами компании (юристом и главным бухгалтером обязательно);
4) регистрации заключенных (подписанных) и подготовленных для подписания договоров и рассылки их деловым партнерам, а также поступающих от них в компанию;
5) контроля за исполнением договорных обязательств и реагирования на факты их неисполнения;
6) проведения досудебного (претензионного) разбирательства хозяйственных споров по заключенным договорам;
7) учета договорной работы.

А. ЛОБКОВ, юрист, эксперт по бизнесу